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Durch eine kostenlose Pressemitteilung können Sie Ihren Bekanntheitsgrad und damit Ihre Verkaufserfolge merklich steigern. Jede Pressemeldung wird durch unser SEO optimiertes Presseportal bestens in den Suchmaschinen gelistet und ermöglicht die Aufmerksamkeit der Medien zu steigern. Damit Sie die Medien auf die richtige Art und Weise erreichen, möchten wir Ihnen in diesem Beitrag gerne Tipps zur Erstellung einer Pressemitteilung geben.Um Ihr Unternehmen, Produkt oder Dienstleistung oder über ein Ereignis informieren wollen, dann sollten Sie das ganze über eine gut verfasste Pressemitteilung an die Medien und Leser bringen.

Mittlerweile steht PR (Public Relations) – Öffentlichkeitsarbeit via Pressemitteilungen nicht mehr nur den großen Firmen zur Verfügung. Neue Selbständige, Einzelunternehmen oder Kleinbetriebe ziehen heutzutage auch den Nutzen von kostenlosen PR-Portalen für Ihre Öffentlichkeitsarbeit.

Um die Sache auf vorab auf den Punkt zu bringen, beim Verfassen einer Pressemitteilung sind die sog. 6 W`s zu berücksichtigen.

• Wer
• Wo
• Wann
• Was
• Wie
• Warum

Überblick – Beachten Sie folgende Regeln beim verfassen einer Pressemitteilung:

• Schreiben Sie, als wären Sie ein Zeitungsreporter. Benutzen Sie den journalistischen Ausdruck, um die zu übermittelnde Nachricht auf den Punkt zu bringen
• Inhaltlich sollten alle 6 W´s vorhanden sein
• Titel einer Pressemitteilung sind kurz und knapp – orientieren Sie sich an der Form einer Schlagzeile
• Das wichtigste zuerst! Danach vermitteln Sie die Randinformationen, denn jeder Reporter, welcher auf Ihre Pressemitteilung stößt, will bei der Masse an PR-Mitteilungen schnell wissen worum es geht
• Arbeiten Sie Sachlich – unhaltbare Versprechen für den größeren Erfolg bringen Sie in keiner Weise voran

Grundsatz: Erarbeiten Sie Ihre Informationen möglichst so, dass die Presse sie sehr leicht verarbeiten kann.

Inhalt des Artikels:

1. Die Sprache in einer Pressemitteilung
2. Wie Bedeutend ist Ihre Nachricht?
3. Wie viel, wovon?
4. Die Headline / Überschrift einer Pressemitteilung
5. Der Anfang Ihrer Pressemitteilung
6. Der Inhalt Ihrer Pressemitteilung
7. Kontakt – Das Ende Ihrer PR-Mitteilung
8. Fristen – Termine und deren Ankündigung
9. Gestaltung einer Pressemitteilung
10. Bilder in einer Pressemitteilung

1. Die Sprache in einer Pressemitteilung

Verwenden Sie verständliches Deutsch, denn PR Mitteilungen richten sich an Journalisten, die sich in jedes Thema einarbeiten müssen. Gerade in Fachgebieten gibt es Ausdrücke, welche für den Laien unverständlich sind. Die Verwendung von Fachsprache ist also eher abzuraten Vermeiden Sie diese ebenso wie überflüssige Füllwörter und lassen Sie z.B. technische Beschreibungen von einem Laien auf Verständlichkeit durchlesen. Umso besser Ihr Artikel auf die Bedürfnisse von Ihren Kunden und den Journalisten angepasst ist, umso weniger wird dieser verändert werden.

Allerdings soll Ihre Pressemitteilung zunächst das Interesse des Redakteurs wecken und nicht seine Arbeit überflüssig machen.

Arbeiten Sie an Hauptaussagen, ellenlange Sätze gehören in keine Pressemitteilung. Ersetzen Sie, wo möglich, Substantive durch Verben und Passiv durch Aktiv. Nicht “Höhere Absatzzahlen des Unternehmens werden angestrebt”, sondern “Wir wollen, dass die Absatzzahlen steigen”. Wiederholungen sollten nur Einzug in eine Pressemitteilung finden, wenn es dementsprechend von Bedeutung ist. Ansonsten sollten Sie es lieber vermeiden.

2. Wie Bedeutend ist Ihre Nachricht?

Sind Sie Global aktiv, dann muss die Nachricht auch auf der ganzen Welt gelesen werden, nationale, regionale oder lokale Nachrichten sind dementsprechend nur im Herkunftsfeld bedeutsam.

Lokale und regionale Pressemitteilungen sind eher and die Bevölkerung im direkten Umfeld gerichtet. Lokal bedeutet dabei: Stadt – Regionale Nachrichten sind auf das Bundesland bezogen.

Möchten Sie bspw. als ein süddeutsches Unternehmen über einen Tag der offenen Tür informieren, so sollte nicht unbedingt bundesweit darüber informiert werden, da ansonsten Journalisten sämtliche andere Nachricht als eher regional bezogen ansehen und Ihre Nachrichten dann nicht mehr beachten.

Nicht die Menge der Empfänger, sondern die Auswahl der Empfänger ist für Ihre Mitteilung relevant. Ihre Unternehmung wird vielmehr bekannt dadurch, dass Sie Pressemitteilungen mit interessanten Nachrichten versenden, dementsprechend muss Ihr Empfänger ein Interessent sein.

3. Wie viel, wovon?

Der Normalfall besagt, pro Satz eine Aussage zu machen und pro Pressemitteilung ein Thema anzusprechen. Es sollten besser mehrere kurze Nachrichten am selben Tag verschickt werden, als verschiedene kurze Nachricht in einer PR-Meldung zusammen zu fassen.

Bei Terminankündigungen oder Regularien wird das ganze etwas anders gehandhabt. Fassen Sie die Termine der Woche oder alle Ehrungen des Monats in einer Pressemitteilung zusammen. Sofern ein Termin oder eine Ehrung wirklich herausragend ist, versenden sie dazu eine zusätzliche Mitteilung.

4. Die Headline / Überschrift einer Pressemitteilung

Die Überschrift eine Pressemitteilung muss sich auf dem Markt der Masse durchsetzen, ausdrucksreich, prägnant und interessant, wie eine Schlagzeile. Das bringt Ihnen mehr Leser ein, als undurchdachte Titel.

Formulieren Sie knappe und sachliche Überschriften!

Weder Fachsprache noch den Titel „Pressemitteilung“ oder etwas wie “Vertrag unterschrieben” sind ratsam. Beachten Sie auch, dass im Titel alles grundlegenden Informationen stehen, der Untertitel wird erst danach gelesen, bei einem schlechten Titel gelangt der Leser erst gar nicht bis zum Untertitel.

Redakteure müssen im Alltag in hunderten von Mitteilungen den Überblick behalten. Somit wird schon bei der Überschrift der Pressemitteilung sortiert. Überlegen Sie einfach selbst, ob der Leser bei der Überschrift denkt, dass es sich lohnt weiter zu lesen. Ist die Überschrift nicht von Bedeutung, wird vermutet, dass der Text es ebenfalls nicht ist und schon haben Sie die Chance auf eine Veröffentlichung verpasst.

Überschriften in Frageform werden von den meisten Journalisten grundsätzlich abgelehnt, weil eine Pressemitteilung Fragen beantworten soll und keine Fragen stellt.

Überschriften sind somit kurz und verständlich. Daher enthalten sie keine akademischen Titel und keine Abkürzungen, denn viele Artikel werden bspw. per Email versandt, wodurch zuerst nur der Betreff angezeigt wird und dieser ist meistens in der Länge auf 50 Zeichen beschränkt.

5. Der Anfang Ihrer Pressemitteilung

Im ersten Absatz sollte ein Leitfaden vorhanden sein. Dieser zeigt den Hauptgrund Ihrer Nachricht. Dieser sollte fast komplett wiedergeben, was der Leser wissen muss. Randinformationen können später erwähnt werden. Am besten bauen Sie in den ersten Absatz einen Aufhänger, also etwas, womit Sie den Leser an die Nachricht fesseln und dazu bringen weiter zu lesen.

Sie schreiben keine Doktorarbeit, in der alle Facetten umfassend dargestellt werden sollen. Ihre Mitteilung braucht einen roten Faden, der den Leser ohne Überforderung zum Weiterlesen animiert. Nebenaspekte sollten Sie allenfalls kurz einfließen lassen.

Zu lange Artikel werden naturgemäß von hinten gekürzt. Sie erleichtern Redakteuren deshalb die Arbeit, wenn sich die wichtigen Informationen am Anfang Ihrer Pressemitteilung finden. Stellen Sie also im ersten Absatz die 6 W`s (siehe oben) in den Vordergrund.

Es sollte insgesamt etwa die Hälfte der aufgebrachten Zeit für eine Pressemitteilung auf die Überschrift und den ersten Absatz verwendet werden. Dann können Sie ungefähr sagen, dass Ihre Mitteilung gut durchdacht ist und für die Veröffentlichung bei Pressenger.de geeignet ist.

Insgesamt sollte der erste Absatz nicht mehr als 50 Wörter umfassen. Alle weiteren Informationen folgen in einer Hierarchie abnehmender Relevanz. So erleichtern Sie Journalisten die redaktionelle Arbeit.

6. Der Inhalt Ihrer Pressemitteilung

Der Pressetext präsentiert die Details nach Wichtigkeit. Insgesamt reichen bereits vier bis fünf Absätze. Arbeiten Sie nach Relevanz und lassen Sie die unwichtigsten Informationen gar raus oder zuletzt in den Text einfließen. Sie sollten eine langweilige Aneinanderreihung von Fakten vermeiden und wenigstens durch die Einstreuung von wörtlicher Rede oder guter Formulierungen für einen Mehrwert beim Leser sorgen.

Auf die Wahrheit Ihrer Information kommt es an!

Eine Pressemitteilung soll Ihrer Unternehmung Respekt ermöglichen. Deswegen enthält die Meldung nur präzise, berichtenswerte und wahre Informationen. Das allein ist schon die beste Werbung für Ihre Unternehmung. Bei Verzicht auf Übertreibungen sollte unbedingt geachtet werden, denn die „Super Sonderangebote“ sind für den Druck in Zeitungen nicht relevant, dafür kann man Anzeigen schalten.

Kontroverse Behauptungen oder Meinungen sollten kenntlich gemacht werden. Ein Redakteur wird eine Meinung nur dann bringen, wenn er sie einer Person zuordnen kann. Das gleiche gilt auch mit Zitaten.

Allein bei einem Verdacht von Unwahrheiten kann ein Redakteur Sie auf die “Ignore Liste“ setzen. Bei unwahren Tatsachen ist ein Journalist, welcher auf vertrauliche und gute Informationsquellen angewiesen ist, nicht sehr erfreut und schädigt sich in seinem Berufsfeld bei der Verwendung, denn der Abdruck von Fehlinformation kann jede Menge Ärger einbringen.

7. Kontakt – Das Ende Ihrer PR-Mitteilung

Rückfragen ohne Kontaktadresse werden höchstwahrscheinlich nie beantwortet, deswegen sollten Sie ans Ende Ihrer Pressemitteilung unbedingt Kontaktdaten hinterlassen.

Folgendes sollten Sie unbedingt mit einbinden:

• Unternehmen / Firma
• Ansprechpartner (bspw. der Pressesprecher)
• Telefonnummer
• Email Adresse
• Adresse (Straße, Wohnort etc.)
• Faxnummer

Ein Ansprechpartner sollte nach der Veröffentlichung einer Pressemitteilung unbedingt erreichbar sein, damit in den ersten Tagen nach der Aussendung eine Auskunft bei Rückfragen erfolgen kann.

Sollte Ihre Unternehmung ggf. nicht jedem bekannt sein, dann setzen Sie ans Ende jeder Pressemitteilung einen standardisierten “Abbinder”, der das Unternehmen vorstellt.

Sollte darauf verzichtet werden, so riskieren Sie eine falsche Darstellung Ihrer Unternehmung oder Ihre Meldung wird gar nicht erst veröffentlicht.

8. Fristen – Termine und deren Ankündigung

Ihre Termin sollten immer Rechtzeitig an die Medien weitergegeben werden. Man rechnet ungefähr zehn Tage vorher an, damit dementsprechend ein Puffer besteht, um die Mitteilung zu verarbeiten. Sollten z.B. zu einer Veranstaltung Journalisten eingeladen werden, so sollte der Termin möglichst einige Monate vorher durchgegeben werden (Regionale Medien sind dabei etwas flexibler als fachbezogene / überregionale Medien). Sollte eine Frist nicht eingehalten werden können, so begründen Sie dies in der Einladung.

Einladungen die erst ein paar Stunden vor der Veranstaltung rausgehen, werden nur wahrgenommen / ernst genommen, wenn es sich um unvorhersehbare Ereignisse handelt und die Relevanz dementsprechend hoch ist.

Es sollte auf keinen Fall eine Einladung versandt werden, wenn der Termin bereits vorbei oder schon begonnen hat!

9. Gestaltung einer Pressemitteilung

Es geht keinesfalls darum Ihre Mitteilung schön zu machen, sondern die Lesbarkeit zu fördern. Übersichtliche und schlichte Präsentation der Schrift ermöglicht zudem beim Korrekturlesen eine schnellere Fehleranalyse (achten Sie auf  doppelt gesetzte Wörter, Tippfehler usw.). Weder die Verschönerung mit Sternchenzeilen ( ************ ) oder ( _______ ) sollten verwendet werden. Durch die Übermittlung per Email kann eine ungewollte Darstellung hervorgerufen werden.

Weiterhin sollte die Pressemitteilung grundsätzlich keine HTML-Formatierungsanweisungen enthalten, sondern nur reiner Text wird versendet.

10. Bilder in einer Pressemitteilung

Können Sie zu Ihrer Mitteilung Bilder liefern, so sollten Sie diese auch den Redaktionen anbieten. Dadurch schaffen Sie einen Mehrwert für sich und die späteren Leser. Allerdings werden diese bei Emailversendungen nicht mitgesendet, sondern geben Sie immer einen Link zu Ihrem Bildmaterial an, wo diese heruntergeladen werden können oder bieten Sie dem Redakteur an, bei Interesse die Bilder noch am selbigen Tag per Email zukommen zu lassen.

Grafiken, welche von Laien nicht zu verstehen sind, gehören nur an die richtige Adresse. Senden Sie also eher kein Bild mit, wenn es an allgemeine Redakteure versandt wird. Fachleute können aber sehr wohl fachliche Grafiken gebrauchen.

Und falls eine Sache nicht zu bebildern ist, verzichten Sie einfach auf das Bild.

Bilder sollten in folgenden Formaten versenden werden:

• JPEG/JPG
• BMP
• GIF
• PNG

Zu empfehlen ist das JPEG/JPG-Format. Bilder in den Formaten BMP, GIF oder PNG werden vom manchen Systemen nach JPG umgewandelt. Die Bilder sollten 24 bit Farbtiefe aufweisen und zwischen 400×400 und 1000×1000 Pixel groß sein. Richten Sie Ihre Mitteilung an Zeitschriften / Zeitung (Offline Medien) so sollte eine Qualität von 300dpi (Druckqualität) des Bildes gegeben sein.

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Schlagworte: PR, Pressemitteilung